Papierarbeit entlastet werden, optimierte automatisierte Routevorschläge bekommen und den Kundenakt mit allen Informationen elektronisch bei sich auf dem Handcomputer haben!   

Workforcemanagement beim Energiedienstleistungsunternehmen Feistritzwerke-STEWEAG und den Stadtwerken Gleisdorf

Workforce-Management bedeutet, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen und allen notwendigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.  Bei Feistritzwerke-STEWEAG und Stadtwerke Gleisdorf sind das die Außendienstmitarbeiter für die Kundenberatung und für die Behebung von Strom-, Wasser- oder Heizungsstörungen, die Monteure für die Zählermontagen und für die Errichtung von Strom- und Wasserhausanschlussleitungen, die Bautrupps für den Bau von Strom-, Wärme- und Wasserleitungsnetzen. Mit der von Feistritzwerke-STEWEAG entwickelten Software ist eine ganzheitliche Übersicht aller Monteure gegeben und auf einen Blick ist zu sehen: Wer ist im Dienst, wer ist auf Urlaub oder im Krankenstand, wer verrichtet welche Arbeit, wer hat Terminarbeiten, wer hat Arbeiten ohne festen Kundentermin, wer ist gerade an welchem Ort im Einsatz. Somit hat der zentrale Organisationsmanager (Dispatcher) einen sehr guten Überblick auf alle Tätigkeiten und kann rasch auf Kundenwünsche reagieren und die Aufgaben optimiert für die jeweiligen MitarbeiterInnen umdisponieren.

 Neben den beiden Kernaspekten der Bedarfsorientierung – welche Arbeiten sind wann zu erledigen - und der Optimierung – effiziente Abwicklung der Aufträge -  schließt Workforce-Management im ganzheitlichen Sinne auch die Prognose des Arbeitsaufkommens und des entsprechenden Personalbedarfs, die Einbindung der Mitarbeiter in die Planung, das Management von Arbeitszeiten sowie die Analyse und Steuerung des gesamten Prozesses ein. Die Software „Workforce – Management“ ist aber auch mit den meisten anderen Unternehmens – Computerprogrammen wie Kundendatenbank, Stromverrechnung, Lagerwesen, Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Lohnverrechnung, Leitungsplanung, Flottenmanagement, graphisches Informationssystem, Betriebmitteldatenbank für alle elektrischen Anlagen (Umspannstationen, Leitungen, Kabelkästen usw.), Zählerverwaltung unter anderem über definierte Schnittstellen verbunden, sodass sämtliche Daten die zu einem Auftrag gehören immer direkt zur Verfügung stehen.

Vorteile für Kunden und MitarbeiterInnen: „Schnell, sicher, punktgenau und umweltfreundlich jederzeit beim Kunden!" Das ist nun den Außendienstmitarbeitern und Monteuren möglich, weil sie mittels GPS auf kürzesten Wegen zur Adresse des Kunden geleitet werden, weil sie den Kundenakt elektronisch bei sich haben, weil sie sämtliche Informationen online abrufen können und weil sie jederzeit Unterstützung beim Organisationsmanager (Dispatcher) einholen können. Somit werden die MitarbeiterInnen bestmöglich mit sämtlichen Unterlagen und Zusatzinformationen bei der Abwicklung eines Auftrages unterstützt.

Aber auch die Mitarbeiter und die Firma haben Vorteile. Ein ganz wesentlicher Vorteilsfaktor des Workforcemanagement ist, dass die Außendienstmitarbeiter und Monteure mit den administrativen Arbeiten wie dem Schreiben der Stunden, Aufträge, Fahrtenbuch usw. komplett entlastet sind, denn das geschieht nur mehr am Handterminal mit einer einfachen Bestätigung und so können sich die Mitarbeiter ganz ihren Kerntätigkeiten widmen. Eine weitere Erleichterung ist die automatische Routenoptimierung. Das heißt, der Monteur bekommt von der Software die kürzeste Strecke zum nächsten Auftrag automatisch vorgeschlagen. Da auch alle Daten elektronisch vorhanden sind und bei der Auftragsbearbeitung elektronisch neu erfasst werden, können diese ohne weitere Eingabe direkt in den anderen notwendigen Computerprogrammen überspielt und dort verarbeitet werden. Dadurch wird die Fehlerquote bei der Dateneingabe weiter minimiert!

Praxisorientierte und Monteur – bedienerfreundliche Software: Erfolgreich ist dieses komplexe System, wenn es für die Monteure, Außendienstmitarbeiter, Planer, Büromitarbeiter usw. verständlich und einfach anwendbar ist. Der Monteur darf durch diese Software nicht „behindert“ werden, sondern für ihn muss die Abwicklung eines Auftrages wirklich einfacher und leichter werden. Um diese Vorgaben zu erfüllen, wurden bei Feistritzwerke – STEWEAG bei der Softwareentwicklung bereits alle Prozessbeteiligten wie Softwareentwickler, Planer, Verantwortliche des Rechnungswesen und der Lagerverwaltung, Monteure und Außendienstmitarbeiter mit einbezogen. Bei der praktischen Einführung wurden die Monteure und Außendienstmitarbeiter von den Softwareentwicklern vor Ort bei der Auftragerledigung unterstützt. Damit konnten rasch Unklarheiten beseitigt werden und es wurde somit gleich eine Akzeptanz für das Workforce – Management erreicht!

Workforce – Management wurde bei Feistritzwerke-STEWEAG nicht nur erfolgreich entwickelt, sondern es hat sich in der täglichen Praxis bestens etabliert, weil es viele Vorteile im Arbeitsalltag bringt und die MitarbeiterInnen bei der Erledigung ihrer Arbeiten sehr gut unterstützt.